Компенсации дистанционным работникам

При расчете налога на прибыль возможно учесть сумму компенсации расходов на имущество, которые дистанционный работник использует в рабочих целях.

Дистанционному работнику обычно компенсируют расходы на оборудование (собственное или арендованное), программно-технические средства, средства защиты информации и т. д. Перечень расходов открыт. Сумму компенсации или порядок ее определения фиксируют в трудовом договоре или в локальном акте компании. 

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль в расходах можно учесть компенсации, определенные одним из двух способов. Первый способ применяется с 31 августа 2023 года в размере не более 35 руб. за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно (подп. 11.1 п. 1 ст. 264 НК в ред. Закона от 31.07.23 389-ФЗ).

Этот способ в обязательном порядке утверждают в коллективным или трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему) либо в локальном нормативном акте, например, положении о дистанционной работе. В этом случае сотруднику не надо документально подтверждать сумму фактических расходов.

Данный метод удобно применять, если сумма ежемесячной компенсации не превышает 700 руб. в месяц. Именно столько работник получит за месяц, если ему установят ставку в 35 руб., а в месяце будет 20 рабочих дней (35 руб. х 20 дн. 700 руб.). Удобство в том, что эту сумму не нужно подтверждать документами.

Второй способ, который применялся и раньше, в размере документально подтвержденных фактических расходов дистанционного работника. Этот способ возможен по умолчанию, независимо от того, предусмотрели его он в локальном акте или нет. Ограничений по сумме для него нет. Но нужны документы о фактической сумме расходов.

НК не устанавливает строго перечня документов, которыми можно подтвердить использование личного имущества сотрудника в служебных целях. Их можно прописать в локальном акте. Пакет документов зависит от вида расхода. Например, расходы на интернет можно подтвердить следующими документами:

• договор с провайдером, в котором указан тариф и его стоимость;
• отчет провайдера об объеме предоставленных услуг в конкретном месяце;
• расчет, какая доля расходов относится к служебным. Например, объемы трафика в будни с 9.00 до 18.00 можно считать служебными, которые подлежат компенсации, а прочие личными.

УСН

Компенсации работникам за использование личного имущества нельзя учесть при расчете налога на УСН. Независимо от объекта налогообложения или варианта выплаты самой компенсации. При объеме «доходы» не признаются никакие расходы, а при объекте «доходы минус расходы» компенсации не предусмотрены в перечне расходов из пункта 1 статьи 346.16 НК.

Страховые взносы и НДФЛ

Компенсация в размере 35 руб. в день не облагается страховыми взносами и НДФЛ только с 1 января 2024 года (подп. 28 и 123 п. 2, п. 3 ст. 13 Закона 389-ФЗ). До этого момента удерживайте НДФЛ и начисляйте страховые взносы в полном объеме.

Компенсация в размере документально подтвержденных расходов не облагается страховыми взносами и НДФЛ.

Больше полезной информации вы найдете в БСС Главбух.